Die 800.000-Euro-Grenze: Wer 2027 noch PDF schicken darf, und wie Sie das ausrechnen
Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, es sei denn, ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 lag bei höchstens 800.000 €. Dann dürfen sie für Umsätze des Jahres 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, netto, nach vereinnahmten Entgelten, und es kommt darauf an, wann der Umsatz ausgeführt wurde, nicht wann die Rechnung geschrieben wird.
Die Grenze klingt einfach und ist es auch, solange man drei Dinge auseinanderhält: welches Jahr zählt, was zum Gesamtumsatz gehört und was am Jahreswechsel 2026/2027 mit Leistungen passiert, die im Dezember erbracht und im Januar abgerechnet werden. Dieser Artikel geht die drei Fragen mit dem Gesetzestext und den beiden BMF-Schreiben durch und rechnet ein Beispiel vor.
Der Zeitplan in einer Tabelle
| Zeitraum | Was gilt | Für wen | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Seit 1.1.2025 | E-Rechnungen empfangen können; E-Rechnungen dürfen ohne Zustimmung des Empfängers verschickt werden | Alle inländischen Unternehmer | § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG, BMF 15.10.2024 Rn. 40 |
| Umsätze bis 31.12.2026, Rechnung bis 31.12.2026 | Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF weiter erlaubt | Alle | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| Umsätze vom 1.1. bis 31.12.2027, Rechnung bis 31.12.2027 | Papier oder PDF weiter erlaubt | Nur Unternehmer mit Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| Umsätze bis 31.12.2027 | EDI-Verfahren weiter erlaubt, mit Zustimmung des Empfängers | Alle mit EDI-Vereinbarung | § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG |
| Umsätze ab 1.1.2028 | E-Rechnung Pflicht | Alle, außer Kleinunternehmer nach § 19 UStG | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, § 34a UStDV |
Alle Übergangsregeln betreffen nur das Ausstellen. Für den Empfang gibt es keine: „Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1. Januar 2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten“, schreibt das BMF. Und die Übergangsregeln gelten nur zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht gar nicht erfasst.
Welches Jahr zählt
§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG stellt auf den Gesamtumsatz „im vorangegangenen Kalenderjahr“ ab. Für die Frage, ob Sie 2027 noch PDF schicken dürfen, zählt also das Jahr 2026, und zwar das ganze Kalenderjahr, unabhängig von Ihrem Wirtschaftsjahr. Was Sie 2027 umsetzen, spielt für 2027 keine Rolle mehr, und für 2028 gibt es keine Grenze, weil dann alle E-Rechnungen ausstellen müssen.
Drei Sonderfälle nennt das BMF ausdrücklich. Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft zählt der Umsatz des gesamten Organkreises, nicht der einzelnen Gesellschaft. Wird die Rechnung als Gutschrift vom Leistungsempfänger ausgestellt, zählt dessen Gesamtumsatz. Und lässt ein Unternehmer seine Rechnungen von einem Dritten schreiben, etwa einem Abrechnungsdienst, zählt der Umsatz des Auftraggebers, nicht der des Dienstleisters.
Nicht geregelt ist der Fall ohne Vorjahr. Wer 2027 gründet, hat keinen Gesamtumsatz 2026, und weder das Gesetz noch die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 sagen, ob die Übergangsregel dann greift. Die sichere Lösung kostet nichts: von der ersten Rechnung an E-Rechnungen ausstellen. Wer 2026 gegründet hat, hat ein Vorjahr, auch wenn es nur ein paar Monate umfasst, und liegt damit in aller Regel unter der Grenze.
Was zum Gesamtumsatz gehört
Die Grenze meint nicht den Umsatz aus Ihrer Gewinn-und-Verlust-Rechnung, sondern den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, derselben Vorschrift, die auch für die Kleinunternehmerregelung gilt. Sie lautet: „Gesamtumsatz ist die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze im Sinne des § 1 Absatz 1 Nummer 1 abzüglich folgender Umsätze“, und dann folgt eine Liste. Das bedeutet im Einzelnen:
| Posten | Zählt mit? | Warum |
|---|---|---|
| Steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen im Inland, netto | Ja | Steuerbare Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG |
| Umsatzsteuer | Nein | Entgelt ist nach § 10 Abs. 1 UStG der Betrag ohne Umsatzsteuer |
| Rechnungen, die 2026 gestellt, aber erst 2027 bezahlt wurden | Nein, erst 2027 | Berechnung nach vereinnahmten Entgelten, also nach Zahlungseingang |
| Verkauf eines Firmenwagens, einer Maschine, einer Immobilie | Nein | Umsätze mit Anlagevermögen bleiben außer Ansatz (§ 19 Abs. 2 Satz 2 UStG) |
| Steuerfreie Heilbehandlungen, Vermietung, Unterricht, Finanzvermittlung | Nein | Steuerfrei nach § 4 Nr. 8 Buchst. i, Nr. 9 Buchst. b, Nr. 11 bis 29 UStG |
| Zinsen und ähnliche Finanzumsätze als Nebengeschäft | Nein | Hilfsumsätze nach § 4 Nr. 8 Buchst. a bis h, Nr. 9 Buchst. a, Nr. 10 UStG |
| Steuerfreie Ausfuhren und innergemeinschaftliche Lieferungen | Ja | Steuerbar und nicht in der Abzugsliste |
Ein Beispiel. Ein Sanitärbetrieb hat 2026 Zahlungen über 1.040.000 € brutto erhalten, darin 166.050 € Umsatzsteuer. Netto sind das 873.950 €. Darin enthalten ist der Verkauf des alten Transporters für 18.000 € netto und eine Mietzahlung von 12.000 € für eine Lagerhalle, die der Betrieb steuerfrei an einen Nachbarn vermietet. Beides fällt raus: 873.950 € minus 18.000 € minus 12.000 € ergibt einen Gesamtumsatz von 843.950 €. Der Betrieb liegt über der Grenze und muss für alle ab dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsätze an Unternehmer E-Rechnungen ausstellen. Hätte er nur 800.000 € erreicht, dürfte er 2027 weiter PDF schicken.
Wer die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten nicht gewohnt ist, weil er seine Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten abführt, muss hier bewusst umdenken: Es zählt der Geldeingang 2026, nicht das Rechnungsdatum.
Der Jahreswechsel: Leistung im Dezember, Rechnung im Januar
Hier liegt die Falle, die auch viele Steuerberater erst auf Nachfrage sehen. Die Übergangsregel Nr. 1 erlaubt eine sonstige Rechnung „bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz“. Zwei Bedingungen, beide müssen erfüllt sein: Der Umsatz wurde 2026 ausgeführt, und die Rechnung wurde bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt.
Ein Betrieb mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz 2026 montiert eine Heizung am 18. Dezember 2026 und schreibt die Rechnung am 9. Januar 2027. Nr. 1 greift nach dem Wortlaut nicht, weil die Rechnung nach dem 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Nr. 2 greift auch nicht, weil sie nur Umsätze erfasst, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt wurden, und ohnehin nur für Betriebe bis 800.000 €. Bleibt die Grundregel: E-Rechnung. Eine ausdrückliche Aussage des BMF zu genau diesem Fall gibt es nicht; die Lesart folgt dem Gesetzestext. Wer über der Grenze liegt, rechnet Dezember-Leistungen deshalb am besten noch im Dezember ab oder stellt die Januar-Rechnung gleich als E-Rechnung aus. Für Betriebe unter der Grenze ist der Fall entspannt: Sie dürfen 2027 ohnehin noch PDF schicken.
Für Dauerrechnungen, etwa Miete, Wartung oder Hosting, gilt eine Erleichterung. Eine vor dem Stichtag zulässig als Papier oder PDF erteilte Dauerrechnung muss nicht nachträglich als E-Rechnung wiederholt werden, „solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern“ (UStAE 14.1 Abs. 19). Erst eine Mieterhöhung oder ein neuer Steuersatz löst eine neue Rechnung aus, und die muss dann eine E-Rechnung sein, wenn die Pflicht inzwischen gilt. Besteht die Pflicht bei einem neuen Dauerschuldverhältnis von Anfang an, reicht einmalig eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, mit dem Vertrag als Anhang oder einem klaren Hinweis, dass es eine Dauerrechnung ist.
Die Zustimmung zum PDF
Papier braucht in der Übergangszeit nie eine Zustimmung, ein PDF schon, weil es ein „elektronisches Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht“ ist. Die Hürde ist niedrig. Das BMF: Die Zustimmung „bedarf keiner besonderen Form. Es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger über das zu verwendende Format bestehen. Die Zustimmung kann etwa in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) oder konkludent erfolgen.“ Seit Oktober 2025 steht im Anwendungserlass zusätzlich, dass sie auch nachträglich erklärt werden kann und dass es genügt, wenn beide Seiten die PDF-Rechnung tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. Wer Ihre PDF-Rechnung seit Jahren bezahlt, hat zugestimmt.
Umgekehrt gilt: Eine E-Rechnung braucht seit 2025 im Inland keine Zustimmung mehr. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie unter oder über der Grenze liegen, ist die E-Rechnung immer die Variante ohne Risiko.
Was passiert, wenn Sie trotz Pflicht ein PDF schicken
Drei Folgen, die das BMF im Schreiben vom 15. Oktober 2024 beschreibt:
- Der Kunde verliert zunächst den Vorsteuerabzug. Rn. 56: Wird statt der geschuldeten E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt, „handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG. Folglich berechtigt die ausgestellte Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug“. Das ist der Grund, warum große Kunden ab 2027 keine PDFs mehr annehmen: Für sie steht Geld auf dem Spiel.
- Sie können heilen, und zwar rückwirkend. Rn. 57: Die sonstige Rechnung kann „durch Ausstellen einer E-Rechnung berichtigt werden“, und diese Berichtigung „wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung zurück“. Wie das geht, steht im Artikel E-Rechnung berichtigen.
- Der Kunde hat einen gewissen Schutz. Rn. 58 und 59: Enthält die PDF-Rechnung alle Angaben, „kann unter Anlegung eines strengen Maßstabes ein Vorsteuerabzug möglich sein“, und der Abzug wird nicht beanstandet, wenn der Empfänger davon ausgehen durfte, dass der Aussteller die Übergangsregel nutzen konnte. Darauf verlassen möchte sich bei einer Betriebsprüfung niemand.
Daneben steht § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG: Wer entgegen § 14 Abs. 2 Satz 2 eine Rechnung „nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt“, handelt ordnungswidrig, mit einem Bußgeld bis 5.000 €. Ob ein pünktliches PDF im falschen Format darunter fällt, sagen weder Gesetz noch BMF ausdrücklich. In der Praxis ist die Vorsteuer des Kunden das schärfere Schwert.
Was Sie jetzt tun sollten
- Gesamtumsatz 2026 überschlagen, netto, nach Zahlungseingang, ohne Anlagenverkäufe und ohne steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 11 bis 29. Liegen Sie deutlich unter 800.000 €, haben Sie bis Ende 2027 Zeit. Liegen Sie in der Nähe, rechnen Sie es mit Ihrem Steuerberater durch, bevor Sie im Dezember die letzten Rechnungen stellen.
- Dezember-Leistungen im Dezember abrechnen, wenn Sie über der Grenze liegen oder es nicht sicher wissen.
- Den Weg zur E-Rechnung einmal durchspielen, bevor er Pflicht ist. Sie müssen dafür weder Software noch Vorlage wechseln: Rechnung wie gewohnt schreiben, als PDF speichern, hochladen, geprüftes ZUGFeRD zurückbekommen. Dreimal im Monat kostet das nichts, und Sie sehen, welche Angaben auf Ihrer Vorlage fehlen, solange es noch keine Rolle spielt.
Häufige Fragen
Welches Jahr zählt für die 800.000-Euro-Grenze?
Das Kalenderjahr vor dem Umsatz. Für Umsätze, die Sie 2027 ausführen, zählt Ihr Gesamtumsatz des Jahres 2026. Lag er bei höchstens 800.000 €, dürfen Sie 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen stellen, für PDF mit Zustimmung des Empfängers.
Brutto oder netto?
Netto. Der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, und das Entgelt ist nach § 10 Abs. 1 UStG der Betrag ohne Umsatzsteuer. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außen vor.
Ich habe 2026 knapp über 800.000 € erreicht. Was gilt?
Dann müssen Sie für jeden ab dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz an einen inländischen Unternehmer eine E-Rechnung ausstellen. Eine Toleranz gibt es nicht. Prüfen Sie aber, ob alles, was Sie zusammengezählt haben, überhaupt zum Gesamtumsatz gehört: steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 11 bis 29 und Anlagenverkäufe zählen nicht.
Was gilt für neu gegründete Unternehmen ohne Vorjahresumsatz?
Weder das Gesetz noch die beiden BMF-Schreiben regeln den Fall ausdrücklich. Wer 2026 gegründet hat, hat 2026 einen Gesamtumsatz, der meist unter 800.000 € liegt. Wer 2027 gründet, hat keinen Vorjahresumsatz; die sichere Lösung ist, von Anfang an E-Rechnungen auszustellen.
Was passiert, wenn ich trotz Pflicht ein PDF schicke?
Die Rechnung ist dann keine ordnungsgemäße Rechnung, und Ihr Kunde darf dem Grunde nach keine Vorsteuer daraus ziehen. Sie können das heilen, indem Sie eine E-Rechnung nachreichen; die Berichtigung wirkt zurück. Daneben ist das Nichtausstellen einer Rechnung eine Ordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000 € Bußgeld.
Gilt die Grenze auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG brauchen die Grenze nicht, weil sie nach § 34a UStDV dauerhaft von der Pflicht befreit sind, E-Rechnungen auszustellen. Die Grenze wird für sie erst wichtig, wenn sie zur Regelbesteuerung wechseln. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Quellen
- § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln Nr. 1 bis 3), § 19 Abs. 2 UStG (Gesamtumsatz), § 10 Abs. 1 UStG (Entgelt ohne Umsatzsteuer), § 14 UStG (E-Rechnung, Zustimmung), § 26a UStG (Bußgeld).
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, Rn. 40, 45, 46, 56 bis 59, 62 bis 65 und 67.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243, Abschnitte 14.1 Abs. 7 und Abs. 19 UStAE.
- § 34a UStDV (Kleinunternehmer).