Sie dürfen Ihre Rechnungen weiter mit Excel schreiben, auch nach 2027. Das Gesetz verlangt keine Software, sondern Inhalte, und ab der Ausstellungspflicht ein Format für das, was beim Kunden ankommt: eine E-Rechnung nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. Excel kann das nicht erzeugen. Es kann aber ein sauberes PDF erzeugen, und aus einem sauberen PDF macht ein Konverter in einer Minute eine geprüfte E-Rechnung. Der Weg hat drei Stellen, an denen es hakt: die Pflichtangaben in der Vorlage, die Rundung und der PDF-Export. Dieser Artikel geht sie durch, mit den Fundstellen, und zeigt, was Sie an Ihrer Vorlage einmal ändern sollten, damit die Umwandlung ohne Rückfragen läuft.
Zur Einordnung: Wir haben die zehn meistgelesenen Anleitungen zu „Rechnung mit Excel erstellen“ durchgesehen, von sevdesk über Qonto bis zu den Vorlagenseiten. Keine einzige beschreibt, wie aus der Excel-Rechnung eine E-Rechnung wird. Die meisten enden mit dem Hinweis, dass man dafür eine Software kaufen soll. Das stimmt nicht.
Was Excel darf und was nicht
Das Umsatzsteuergesetz interessiert sich nicht dafür, womit eine Rechnung geschrieben wird. § 14 Abs. 4 UStG zählt zehn Pflichtangaben auf, § 14 Abs. 1 Satz 6 definiert die E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, und § 27 Abs. 38 sagt, ab wann sie Pflicht ist: ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle (die Fristen im Detail). Wie das Format entsteht, ob aus einem Rechnungsprogramm, aus Word oder aus einer Excel-Tabelle, steht nirgends.
Was Excel nicht kann: eine XML-Datei nach EN 16931 schreiben oder ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML erzeugen. Beides ist Voraussetzung für XRechnung beziehungsweise ZUGFeRD. Es gibt Excel-Vorlagen mit Makros, die eine XRechnung ausgeben, und sie sind eng: Die Vorlage „Easy-XRechnung“ (47 Euro) erzeugt laut Anbieter nur Rechnungen „in Euro mit 19 % Umsatzsteuer und bis zu acht Positionen“, eine VBA-Klassenbibliothek für Entwickler kostet 297,50 Euro und braucht ein separates Programm für den PDF-Teil. Eine Microsoft-eigene Lösung oder ein Add-in im Office Store gibt es nicht. Der Weg über das PDF ist deshalb für die meisten kleinen Betriebe der kürzere.
Und die GoBD? Die Excel-Arbeitsmappe ist kein Buchführungssystem, und sie muss keins sein. Was aufbewahrt werden muss, ist das versendete Dokument. Rz. 110 der GoBD stellt klar, dass die Ablage in einem Dateisystem die Unveränderbarkeit „regelmäßig nicht“ erfüllt, eine Excel-Datei, die jeder öffnen und ändern kann, erst recht nicht. Beispiel 9 zu Rz. 119 beschreibt genau den Excel-Fall: Wer die Vorlage nach dem Versand mit der nächsten Rechnung überschreibt und das Doppel nur auf Papier aufbewahrt, handelt nicht zu beanstanden; wer die versendeten Rechnungen elektronisch ablegt, muss sie elektronisch und unverändert aufbewahren. Seit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 gilt für E-Rechnungen: Es „ist ausreichend, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird“. Die Vorlage dürfen Sie also weiter überschreiben. Die erzeugte E-Rechnung legen Sie acht Jahre weg (§ 14b UStG), wie, steht im Artikel Archivieren ohne Archivsystem.
Die Vorlage: alle Pflichtangaben, und vier Felder mehr
§ 14 Abs. 4 UStG verlangt zehn Angaben. Eine E-Rechnung braucht dieselben, nur als Felder statt als Fließtext, und für XRechnung einige mehr. Diese Tabelle ist die Checkliste für Ihre Excel-Vorlage.
| Angabe | Gesetz | So gehört es in die Vorlage |
|---|---|---|
| Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden | § 14 Abs. 4 Nr. 1 | Beides vollständig mit Straße, PLZ und Ort. Die XRechnung verlangt PLZ und Ort beider Seiten als eigene Felder (BR-DE-3, 4, 8, 9). |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Nr. 2 | Eine von beiden, lesbar als Text. Bei Rechnungen ins EU-Ausland die USt-IdNr. beider Seiten (§ 14a). |
| Ausstellungsdatum | Nr. 3 | Eine Zelle mit Datumsformat, nicht „im Oktober“. |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Nr. 4 | Einmalig vergeben. Siehe nächster Abschnitt. |
| Menge und Art der Leistung | Nr. 5 | Je Position eine Zeile mit Menge, Einheit, Bezeichnung, Einzelpreis, Zeilenbetrag. Keine verbundenen Zellen über mehrere Zeilen. |
| Zeitpunkt der Leistung | Nr. 6 | Eigenes Feld „Leistungsdatum“ oder „Leistungszeitraum“. Der Kalendermonat reicht (§ 31 Abs. 4 UStDV). „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist zulässig, wenn es stimmt. |
| Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Minderungen | Nr. 7 | Je Steuersatz eine eigene Nettosumme. Rabatte als eigene Zeile mit Betrag, nicht nur als Prozent. |
| Steuersatz und Steuerbetrag, oder Hinweis auf Befreiung | Nr. 8 | Je Steuersatz eine Zeile „19 % USt auf 1.200,00 = 228,00“. Bei Befreiung der Grund, etwa „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. |
| Hinweis auf Aufbewahrungspflicht | Nr. 9 | Nur bei Bauleistungen an Privatkunden (§ 14b Abs. 1 Satz 5). |
| „Gutschrift“ | Nr. 10 | Nur, wenn der Kunde selbst abrechnet. Eine Stornorechnung heißt nicht „Gutschrift“, sondern Korrektur. |
Vier Angaben stehen nicht im Gesetz, aber in der E-Rechnung: die Bankverbindung mit IBAN (für XRechnung Pflicht, BR-DE-1), ein Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail (XRechnung, BR-DE-2 bis 7), die Käuferreferenz oder Leitweg-ID des Kunden (XRechnung, BR-DE-15) und der Steuersatz je Position, sobald eine Rechnung zwei Sätze mischt. Wer nur ZUGFeRD an Firmenkunden schickt, braucht die ersten drei nicht zwingend. Wer je eine Behörde beliefert, baut sie gleich in die Vorlage ein; der Unterschied der Formate steht im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.
Die Rechnungsnummer: fortlaufend, einmalig, nicht lückenlos
Excel vergibt keine Rechnungsnummern. Sie tun es, und das ist die häufigste Fehlerquelle in Betrieben, die mit einer Vorlage arbeiten: zwei Rechnungen mit derselben Nummer, weil die Vorlage vom Vormonat kopiert wurde. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass entschärft das in Abschnitt 14.5 Abs. 10 und 11: „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“ Nummernkreise „für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten“ sind zulässig, Buchstaben auch.
Praktisch: Führen Sie in der Arbeitsmappe ein zweites Blatt „Rechnungsbuch“ mit Nummer, Datum, Kunde, Betrag. Jede neue Rechnung bekommt die nächste Zeile, die Nummer übernehmen Sie per Zellbezug in die Vorlage. Ein Schema wie 2026-0147 ist gut, weil es sich nicht mit dem Vorjahr verwechseln lässt. Eine Lücke ist kein Problem, eine Dopplung schon: Zwei verschiedene Rechnungen mit derselben Nummer sind für den Empfänger zwei Dokumente, die sein System als Duplikat verwirft, und für das Finanzamt ein Grund für Rückfragen.
Die Rundung: der Fehler, den man nicht sieht
Das ist der Punkt, an dem Excel-Rechnungen in der Validierung scheitern, und zwar bei korrekt aussehenden Zahlen. Excel speichert Zahlen mit bis zu 15 Stellen Genauigkeit und zeigt sie gerundet an; das Zahlenformat ändert nur die Anzeige. Microsoft beschreibt das in der Dokumentation zur Gleitkommaarithmetik und empfiehlt als Abhilfe die Funktion RUNDEN. Ein Stundensatz von 83,333 Euro bei 1,5 Stunden ergibt 124,9995, angezeigt 125,00. Drei solcher Zeilen ergeben angezeigt 375,00, intern 374,9985, angezeigt als Summe 375,00. Bis hierhin geht es gut. Rechnen Sie 19 % Steuer auf die interne Summe, kommen 71,249715 heraus, angezeigt 71,25; auf die angezeigten 375,00 wären es 71,25. Noch gut. Bei anderen Werten kippt es, und dann steht im PDF eine Zeile mit 33,33, dreimal, und darunter die Summe 100,00.
Die Norm EN 16931 vergleicht nach Rundung auf zwei Nachkommastellen exakt. Die Summe der Zeilen muss der Positionssumme entsprechen (BR-CO-10), Netto plus Steuer dem Brutto (BR-CO-15), die Steuer der Bemessungsgrundlage mal Satz, gerundet (BR-CO-17). 99,99 gegen 100,00 ist ein Fehler. Die Lösung in Excel:
- Jeder Zeilenbetrag als
=RUNDEN(Menge*Einzelpreis;2). - Die Nettosumme je Steuersatz als Summe der gerundeten Zeilen, nicht der ungerundeten Rohwerte.
- Die Steuer je Satz als
=RUNDEN(Netto19*0,19;2), nicht je Zeile. - Brutto als Summe der gerundeten Netto- und Steuerbeträge.
Microsoft bietet als Alternative die Arbeitsmappenoption „Genauigkeit wie angezeigt festlegen“ an und warnt im selben Atemzug: Sie „kann kumulative Berechnungseffekte haben“, gilt für die ganze Mappe, und die verlorenen Nachkommastellen lassen sich nicht wiederherstellen. Für eine Rechnungsvorlage ist RUNDEN die sauberere Wahl, weil Sie sehen, wo gerundet wird.
Zwei Steuersätze in einer Rechnung
Viele Vorlagen haben ein einziges Feld „MwSt. 19 %“. Sobald eine Position mit 7 % dazukommt, etwa ein Buch, ein Lebensmittel oder eine Personenbeförderung, reicht das nicht mehr. § 14 Abs. 4 Nr. 7 verlangt das Entgelt „nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt“, und die E-Rechnung verlangt je Satz eine eigene Steueraufschlüsselung (BR-S-08). Bauen Sie in die Vorlage eine Spalte „USt-Satz“ je Position und darunter je Satz ein Paar aus Nettosumme und Steuerbetrag, zum Beispiel mit =SUMMEWENN(Satzspalte;19;Betragsspalte). Wer nur einen Satz hat, lässt das zweite Paar leer.
Der PDF-Export
Unter Windows: Datei, Speichern unter, Dateityp „PDF“. Hinter der Schaltfläche „Optionen“ liegt das Kästchen „ISO 19005-1-konform (PDF/A)“; Microsoft beschreibt es auf der Hilfeseite zu den PDF-Optionen in Excel als Ausgabe „nach dem PDF/A-Standard, einem Archivierungsstandard“. Setzen Sie das Häkchen, es schadet nie. Nötig ist es für die Umwandlung allerdings nicht: Excel erzeugt damit ein PDF/A-1, ZUGFeRD braucht PDF/A-3, und das baut der Konverter ohnehin selbst. Dasselbe gilt für Excel für Mac, das in der Microsoft-Dokumentation gar keine PDF/A-Option hat; Datei, Speichern unter, Dateiformat PDF reicht.
Wichtiger als PDF/A sind drei andere Dinge. Erstens: Das PDF muss Text enthalten, kein Bild. Wer die Rechnung ausdruckt und einscannt oder als Screenshot speichert, bekommt eine Datei, aus der ein Konverter nur per Texterkennung lesen kann, mit entsprechend mehr Rückfragen. Zweitens: Der Druckbereich. Excel exportiert, was im Druckbereich liegt; liegt Ihr Rechnungsbuch auf demselben Blatt rechts neben der Rechnung, landet es im PDF. Legen Sie den Druckbereich einmal fest. Drittens: eine Rechnung je PDF, nicht ein Jahresordner in einer Datei.
Von der PDF-Datei zur E-Rechnung
- Hochladen. Das PDF in den Konverter ziehen. Kein Konto nötig, dreimal im Monat kostenlos.
- Kontrollschritt. Die erkannten Felder werden angezeigt: Ihre Daten, der Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Positionen mit Steuersatz, Summen, Bankverbindung. Summen werden nachgerechnet; weicht die gedruckte Summe von den Positionen ab, sehen Sie beides nebeneinander. Fehlt für XRechnung die Käuferreferenz oder der Ansprechpartner, fragt der Schritt nach und merkt sich die Antwort im Konto.
- Format wählen. ZUGFeRD im Profil EN 16931 für Firmenkunden, XRechnung für Behörden und Kunden, die es verlangen.
- Prüfung. Jede Datei läuft durch die amtliche KoSIT-Validierung. Was nicht besteht, wird nicht ausgeliefert, mit Erklärung, was fehlt.
- Versenden und aufbewahren. Die E-Rechnung geht an den Kunden, per E-Mail wie bisher das PDF. Die Datei und der Prüfbericht wandern in Ihren Jahresordner.
Die Excel-Vorlage merkt davon nichts. Sie ändern weder Ihr Layout noch Ihren Ablauf, nur der letzte Schritt vor dem Versand ist neu.
Was beim Auslesen schiefgeht, und wie Sie es in der Vorlage vermeiden
Wir verarbeiten täglich PDF-Rechnungen aus Excel. Diese Muster führen am häufigsten zu Rückfragen im Kontrollschritt:
| Muster in der Vorlage | Was passiert | Besser |
|---|---|---|
| Beträge als Text, etwa „1.234,50 €“ in einer Textzelle | Excel summiert Textzellen nicht; die gedruckte Summe passt nicht zu den Zeilen | Zahlenzellen mit Währungsformat, das Eurozeichen kommt aus dem Format |
| Rabatt nur als „10 %“ ohne Betrag | Der Nachlass lässt sich nicht als Betrag in die E-Rechnung übernehmen | Rabattzeile mit Prozentsatz und berechnetem Betrag, und mit Steuersatz |
| Nur Menge und Einzelpreis, keine Zeilensumme | Die Zeilensumme muss berechnet werden, Rundungsdifferenzen fallen erst in der Validierung auf | Spalte „Betrag“ mit RUNDEN je Zeile |
| Positionsbeschreibung über verbundene Zellen und mehrere Zeilen | Beschreibung und Betrag lassen sich schwer zuordnen | Eine Zeile je Position, längere Texte in derselben Zelle mit Zeilenumbruch |
| Zwischensumme mitten in der Positionsliste | Wird als Position gelesen, Summe stimmt nicht mehr | Zwischensummen weglassen oder klar als „Zwischensumme“ unterhalb der Liste |
| Kein Leistungsdatum, keine IBAN, kein Ansprechpartner | Rückfrage bei jeder Rechnung | Einmal in die Vorlage, dann nie wieder |
| Vorlage aus dem Internet mit englischem Zahlenformat „1,234.50“ | Tausender und Dezimalstellen werden verwechselt | Deutsches Format durchgehend, oder gar kein Tausenderpunkt |
Die Vorlage in fünf Minuten E-Rechnungs-fest machen
- Spalte „USt-Satz“ je Position, Summenpaar je Satz.
- RUNDEN in jeder Betragsformel.
- Felder für Leistungszeitraum, IBAN, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, Käuferreferenz. Leer lassen ist erlaubt, fehlen nicht.
- Blatt „Rechnungsbuch“ für die Nummern.
- Druckbereich auf die Rechnung begrenzen, PDF/A-Häkchen setzen, wenn vorhanden.
Mehr braucht es nicht. Eine Excel-Rechnung, die diese Punkte erfüllt, wird beim Umwandeln ohne Rückfrage zur geprüften E-Rechnung. Das ist derselbe Weg, den wir für Word-Rechnungen beschreiben, nur dass Excel die Rechenarbeit schon erledigt hat.
Häufige Fragen
Darf ich Rechnungen weiterhin mit Excel schreiben?
Ja. Das Umsatzsteuergesetz schreibt kein Programm vor, nur Inhalte und ab 2027 beziehungsweise 2028 das Format der übermittelten Rechnung. Die Excel-Rechnung ist dann die Vorstufe, verschickt wird die E-Rechnung, die daraus entsteht.
Kann Excel selbst eine XRechnung oder ein ZUGFeRD erzeugen?
Nicht von Haus aus. Excel exportiert PDF, auf Windows auch PDF/A-1, aber kein XML nach EN 16931 und kein PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Dafür brauchen Sie entweder eine Vorlage mit Makros, die eng begrenzt sind, oder einen Konverter, der aus dem PDF die E-Rechnung macht.
Warum stimmt meine Summe in Excel, aber nicht in der E-Rechnung?
Excel rechnet mit bis zu 15 Stellen und zeigt gerundet an. Die gedruckten Zeilen sind gerundet, die gedruckte Summe ist aus den ungerundeten Werten gebildet. Die Norm EN 16931 vergleicht exakt. Runden Sie jede Zeile mit RUNDEN(…;2), bevor Sie summieren.
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Nein. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass sagt in Abschnitt 14.5 Abs. 10, dass eine lückenlose Abfolge nicht zwingend ist. Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein, Nummernkreise je Jahr oder Kunde sind erlaubt.
Ist eine Excel-Rechnung GoBD-konform?
Die Excel-Datei selbst ist veränderbar und erfüllt die Unveränderbarkeit nach Rz. 110 der GoBD nicht. Aufbewahrt wird deshalb nicht die Arbeitsmappe, sondern das versendete Dokument: bis 2026 das PDF, danach die E-Rechnung, acht Jahre unverändert. Die Vorlage dürfen Sie weiter überschreiben.
Brauche ich für Excel für Mac etwas anderes?
Nein. Excel für Mac hat keine PDF/A-Option, exportiert aber ein normales PDF. Für die Umwandlung reicht das, weil der Konverter die E-Rechnung samt PDF/A-3 selbst erzeugt.
Quellen
- § 14 Abs. 1, 2 und 4 UStG, § 14b UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 31 Abs. 4 UStDV, § 33 UStDV.
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.5 Abs. 10 und 11 (Rechnungsnummer, Nummernkreise).
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, Rz. 110, 119, 120 (Beispiel 9), 133, in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14. Juli 2025 (strukturierter Teil der E-Rechnung reicht).
- Microsoft, Weitere Informationen zu PDF-Optionen (Excel), Speichern oder Konvertieren in PDF, RUNDEN, Festlegen der Rundungsgenauigkeit, Floating-point arithmetic may give inaccurate result in Excel.
- CEN, EN-16931-Geschäftsregeln BR-CO-10, BR-CO-13, BR-CO-15, BR-CO-17 und BR-DEC-09 bis 14.
- Anbieterangaben zu Excel-Vorlagen mit XRechnung-Ausgabe: Easy-XRechnung (Digistore24, 47 Euro, nur 19 % und bis zu acht Positionen), MFB E-Rechnungsklassen in VBA (297,50 Euro); Stand 3. November 2026.