Word und Excel können keine E-Rechnungen erzeugen, Ihre Vorlage ist trotzdem die halbe Miete. Schreiben Sie die Rechnung wie gewohnt, speichern Sie sie als PDF und laden Sie das PDF hier hoch. Zurück kommt eine gültige E-Rechnung mit amtlichem Prüfbericht. Kein Add-in, kein Makro, keine neue Software.
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Damit die Erkennung nichts nachfragen muss, sollten diese Angaben auf der Rechnung stehen. Fehlt etwas, bricht nichts ab: Der Prüfschritt fragt die Lücke gezielt nach. Einmal in der Vorlage ergänzt, geht es künftig ohne Rückfrage.
Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
Je Position Menge, Einzelpreis und Nettobetrag, dazu Nettosumme, Umsatzsteuersatz, Steuerbetrag und Bruttosumme getrennt ausgewiesen. Bei Kleinunternehmern der Hinweis auf § 19 UStG.
IBAN, Zahlungsziel. Bei Rechnungen an Behörden zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers, bei XRechnung die E-Mail-Adresse des Kunden.
Es gibt Add-ins und Makros, die aus Word heraus eine XRechnung erzeugen. Sie müssen installiert und gepflegt werden, laufen nicht auf jedem Mac und nicht in jeder Office-Version, und die erzeugten Dateien scheitern erstaunlich oft an der amtlichen Prüfung, weil Word nichts von Steuerkategorien, Einheitencodes oder Rundungsregeln weiß. Der Umweg über das PDF ist dagegen unabhängig von Ihrer Office-Version, funktioniert auf jedem Gerät mit Browser und prüft jede Datei, bevor Sie sie bekommen.
Alles hier gilt genauso für Excel-Rechnungen. Speichern Sie die Rechnung über „Datei“ → „Speichern unter“ → „PDF“ und achten Sie darauf, dass der Druckbereich die ganze Rechnung umfasst. Dann hochladen, gegenlesen, fertig. Falls ein Kunde statt ZUGFeRD eine XRechnung verlangt: gleicher Ablauf, anderes Häkchen beim Hochladen.
Nein. Die Umwandlung funktioniert mit jeder lesbaren Rechnung. Wenn Angaben fehlen, die das Gesetz für E-Rechnungen verlangt, zum Beispiel das Leistungsdatum, fragt der Prüfschritt sie nach. Wer sie in die Vorlage aufnimmt, spart sich die Rückfrage künftig.
Ja. Das Gesetz schreibt nur das Format vor, in dem die Rechnung beim Kunden ankommt. Wie Sie sie erstellen, bleibt Ihnen überlassen. Entscheidend ist, dass Sie Ihrem Kunden die umgewandelte E-Rechnung schicken und nicht nur das alte PDF.
Ja, Positionstabellen über mehrere Seiten sind normal. Im Prüfschritt sehen Sie jede Position einzeln und können Zeilen korrigieren, ergänzen oder entfernen. Die Summen werden automatisch neu berechnet, damit die E-Rechnung rechnerisch stimmt.
Ja. Jede erzeugte Datei entspricht der Norm EN 16931 und besteht die amtliche KoSIT-Prüfung, den Prüfbericht erhalten Sie mitgeliefert. Die Erstellung durch einen Dienstleister ist nach § 14 Abs. 2 UStG ausdrücklich erlaubt.
Behörden verlangen eine XRechnung. Wählen Sie beim Hochladen „XRechnung“, dann fragen wir die zusätzlichen Pflichtangaben ab, vor allem die Leitweg-ID, die Ihnen die Behörde mitteilt.
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